آموزش رمزگذاری روی فایل های office و PDF


بسیاری از ما اسناد حساسی داریم که می خواهیم از آنها حفاظت کنیم. یکی از روش های مناسب افزایش امنیت این اسناد رمزگذاری آنها است. در این آموزش به چگونگی رمزگذاری اسناد office و فایلهای pdf می پردازیم.

مایکروسافت office اجازه رمزگذاری اسناد و فایلهای pdf را می دهد تا هیچ شخصی بدون رمز قادر به دسترسی به فایل ها نداشته باشد.نسخه های جدیدتر office از رمزگذاری امنی بهره می برند و شما با استفاده از رمز عبور قوی می توانید به امنیت فایل هایتان اطمینان کنید.

رمزگذاری مایکروسافت office تا چه میزان امن است؟

قابلیت های رمزگذاری office در گذشته آوازه بدی داشتند. از office 95 تا ofice 2003 ، قابلیت رمزگذاری بسیار ضعیف بود. اسناد رمزگذاری شده با ofice 2003به راحتی با نرم افزارهای قفل شکن رایج قابل دسترسی بودند.

در office 2007، مایکروسافت امنیت را جدی تر گرفت و به استفاده از سیستم پیشرفته رمزگذاری (AES) با کلید 128 بیتی روی آورد. این سیستم به طور گسترده ای امن تلقی شده و حال می توان ادعا کرد که office رمزگذاری قوی و قابل اطمینانی ارائه می دهد. در بررسی ها متوجه شدیم که قبلیت رمزگذاری فایل Pdf هم از رمزگذاری 128 بیتی AES استفاده می کند.

دو نکته مهم را باید مدنظر قرار دهید. نخست، تنها رمزهایی که کل سند را رمزگذاری می کنند، قابل اتکا هستد. در office اجازه رمز گذاشتن برای ویرایش محدود یک فایل نیز امکان پذیر است. در این روش به افارد اجازه مشاهده سند داده شده اما افراد برای ویرایش نیاز به رمز عبور دارند. این نوع رمزگذاری به راحتی قابل دور زدن بوده و افراد می توانند اسناد را ویرایش کنند.

دوم، رمز گذاری office تنها در صورتی کار می کند که از فرمت های مدرن اسناد مانند docx استفاده کنید. اگر سند خود را در فرمت هایی قدیمی مانند docx که سازگار با office 2003 به قبل است، ذخیره کنید، office از رمزگذاری نا امن office 2003 استفاده خواهد کردو تا زمانی که فایل خود را در فرمتی مانند docx با گزینه Encrypt with Password رمزگذاری کنید، جای هیچ نگرانی نیست.

چگونه یک سند office را رمزگذاری کنیم؟

برای رمزگذاری یک سند در word ، Excel ، Powerpoint ، ابتدا فایل را باز کنید. سپس روی منوی File در گوشه بالا و چپ صفحه کلیک کنید. در تب Info، روی گزینه Protect Document کلیک کرده و Encrypt With Password را انتخاب کنید.

در مایکروسافت word این گزینه Protect Document اما در Powerpoint گزینه Protect Presentation و در Excel گزینه Protect Workbook نام دارد و در Access گزینه Encrypt With Password موجود است. سایر مراحل در این برنامه ها مشابه است.

رمزی که با آن میخواهید فایل خود را رمزگذاری کنید وارد کنید. در این مرحله باید از رمز قوی استفاده کنید، زیرا رمزهای ساده به راحتی از سوی نرم افزارهای کرک حدس زده می شوند.

هشدار: اگر رمز را فراموش کنید دیگر قادر به دسترسی به فایل خود نخواهید بود. اکیدا پیشنهاد می شود رمز فایل های خود را در جایی امن و قابل دسترس ذخیره کنید.

هنگامی که فایل شما رمزگذاری شد با پیغام A password is required to open this document در صفحه Info روبرو خواهید شد.

دفعه بعد که فایل را باز میکنید، با پیام Enter password to open file روبرو خواهید شد که تنها در صورت ورود رمز صحیح دسترسی به فایل را مقدور می سازد.

برای حذف رمز از یک فایل، روی گزینه Protect Document کلیک کرده و دوباره گزینه Encrypt With Password را انتخاب کنید. به جای رمز چیزی وارد نکنید و OK را انتخاب کنی. office رمز فایل شما را حذف خواهد کرد.

چگونه یک PDF رمزگذاری شده ایجاد کنیم؟

شما میتوانید یک سند office را به صورت PDF خروجی گرفته و فایل PDF را رمزگذاری کنید. فایل PDF با رمزی مد نظر شما رمزگذاری خواهد شد. این قابلیت در مایکروسافت Word ، Excel ، Powerpoint وجود دارد.

برای استفاده از این امکان، فایل مورد نظر خود را باز کرده و روی گزینه File در منو کیک کنید. حال گزینه Export را انتخاب کنید. روی گزینه Creat PDF/XPS کلیک کنید تا از فایلتان به صورت فایل PDF خروجی گرفته شود.

روی گزینه Options در پایین پنجره save کیک کنید. در پایین پنجره Options، گزینه Encrypt the document with a password را فعال کرده و ok را انتخاب کنید.

رمز مورد نظر خود را وارد کنید و OK را انتخاب کنید. در این بخش هم از رمز قوی استفاده کنید تا خیالتان از بابت امنیت راحت باشد.

زمانی که رمز را وارد کردید، نوبت به انتخاب نام برای فایل می رسد. پس از ورود نامگزینه Publish کلیک کنید. office فایل رمزگذاری شده را به شما تحویل خواهد داد.

هشدار: همانند فایل های Office رمزگذاری شده، در صورت فراموشی رمز قادر به دسترسی به فایل یا بازیابی رمز نخواهید بود. حتما رمز خود را جایی مطمعن ذخیره کنید.

فایل رمزگذاری شده PDF در هر نرم افزار PDF خوان و مرورگر جعبه رمز را نشان داده و برای دسترسی به فایل ورود رمز ضروری است.

استفاده از این قابلیت office برای حفاظت از اسناد و فایل های PDF حساس، بسیار کاربردی است.اهمیت این رمزگذاری هنگامی که این اسناد را در فضاهای خارجی یا ابری ذخیره می کنید، بیشتر به جشم می آید.

البته اگر فابل های حساس خود را همیشه روی حافظه های خارجی نگه داری می کنید، بهره گیری از رمزگذاری کل دیسک مانند Device Encryption و BitLocker در ویندوز و FileVault در مک، روش امن تر و راحت تری نسبت به این روش است. در این روش با رمزگذاری کل دیسک تمامی فایل ها و اسناد روی آن نیز رمزگذاری می شود. این گزینه به هنگام سرقت دستگاه یا حافظه جانبی، برای جلوگیری از افشای اسناد حساس بسیار کارامد است.

Leave a Reply